Qual será o melhor: Outlook ou Gmail? Um tem 400 milhões de utilizadores, o outro um milhar de milhão e meio. Ambos são gratuitos. Um pertence à Microsoft, outro à Google. Os dois pesos pesados do mundo do e-mail confrontam-se neste artigo. Qual deles sairá vencedor?
O Gmail é um serviço de webmail gratuito de propriedade da Google e integra vários serviços da empresa, como o Drive, Docs, Calendário, entre outros.
Outro serviço de webmail é o Outlook, propriedade da Microsoft. Pode registar-se para obter uma conta gratuita ou usar uma versão paga, assinando o Microsoft 365 ou comprando o pacote de produtos Microsoft Office. Também inclui calendário, contactos e gestor de tarefas.
Outlook versus Gmail: qual o melhor?
Acesso, interface e design
O Gmail pode ser acedido através do navegador, como qualquer página web, mas também através da aplicação no ambiente de trabalho do seu computador, tablet ou smartphone — tanto para iOS como para Android.
Este serviço destaca-se pela sua interface user friendly, agradável à vista e personalizável. Há várias opções de organização da sua caixa de entrada, pode usar filtros e marcadores com cores, aplicar uma imagem de fundo, escolher o quão densa pretende a visualização, entre outras. A barra de pesquisa, o botão para compor um novo e-mail e os e-mails marcados são todos claramente visíveis.
O Outlook também pode ser acedido através de um browser ou aplicação. Foi concebido a pensar num uso laboral. Na barra superior terá várias opções à sua disposição. À esquerda, numa barra lateral, poderá ver as várias caixas, à semelhança do Gmail. Os e-mails são apresentados numa faixa vertical. Quando um deles é selecionado, poderá ver na sua totalidade do lado direito.
Há algumas formas de visualização por onde escolher, mas o Outlook não é tão personalizável quanto o Gmail, nem tem uma caixa de entrada tão simples. Por outro lado, tem mais recursos.
Organização
O Gmail e o Outlook oferecem sistemas de organização muito diferentes, mas a sua preferência provavelmente dependerá do sistema ao qual está habituado.
O Outlook segue a fórmula típica da Microsoft, pelo que se costuma usar PCs convencionais, com o sistema operativo da marca, este já será familiar. Pode criar um sistema de pastas e subpastas para classificar os e-mails em diferentes categorias, como por cliente, por assunto ou mesmo por urgência.
Também pode sinalizar as mensagens importantes ou afixá-las no topo de uma pasta específica. Por definição padrão, a sua caixa de entrada será organizada em entradas de mensagem única: quando recebe uma nova resposta, ainda que a uma conversa antiga, esta aparece como uma mensagem totalmente nova na parte superior do ecrã.
O Gmail tem um sistema um pouco diferente. Em vez de pastas e subpastas, emprega categorias e rótulos. Pode marcar e-mails como pertencentes a diferentes categorias e subcategorias. São sistemas semelhantes, ainda que este último seja mais versátil.
Em vez de sinalizadores (as ‘bandeiras’ de várias cores), como usa o Outlook, o Gmail usa uma série de marcas e estrelas que permitem designar as mensagens como importantes, não importantes ou pertencentes a uma categoria específica.
Também possui uma série de até cinco guias na visualização da caixa de entrada, que classificará automaticamente os seus e-mails em categorias como ‘Social’, que cobre as notificações de redes sociais, e ‘Promoções’, que armazena todos os seus boletins informativos e e-mails promocionais. No entanto, pode colocar e-mails conforme desejar em cada uma destas categorias.
Por fim, o Gmail usa a ‘vista de linha’ por padrão, que agrega todas as mensagens de uma determinada conversa num único item de linha, o que alguns utilizadores do Outlook consideram confuso ou menos útil. No entanto, pode desativar esse recurso.
Armazenamento
Assumindo que terá apostado — ou tenciona apostar — numa conta gratuita, o Gmail dar-lhe-á 15 GB de armazenamento. A advertência é que os seus 15 GB são um limite partilhado com o Google Drive, o Gmail e o Google Photos. Por outras palavras, se estiver a armazenar 14 GB de fotos, poderá não ter muito espaço de sobra para e-mail.
O Microsoft Outlook não é tão claro quanto aos limites de armazenamento, mas começará com 5 GB e terá o potencial de aumentar essa quantidade ao longo do tempo. Ambas as soluções oferecem mais armazenamento por taxas adicionais.
Ferramentas
O Outlook é rico em recursos, com ofertas como ‘Regras’ para gerir automaticamente os e-mails conforme estes chegam, modelos de e-mail personalizáveis e o botão ‘Limpar’ para excluir automaticamente mensagens duplicadas. Também tem uma pasta de ‘Arquivo’ dedicada para e-mails que deseja manter, mas não deseja ter na caixa de entrada principal.
Quando os e-mails são arquivados no Gmail, estes são movidos para uma pasta chamada ‘Todos os e-mails’, o que pode ser confuso para alguns utilizadores.
O Gmail carece de alguns dos recursos do Outlook devido ao facto de integrar outros produtos. Por exemplo, embora o Outlook tenha uma agenda e contactos agregados, o Gmail engloba o Google Agenda e Contactos, mas não são realmente integrados no próprio Gmail.
Segurança
O Gmail oferece verificação em duas etapas. Os e-mails enviados através deste serviço são automaticamente encriptados em trânsito usando a camada de segurança de transporte (TLS) desde que a conta de e-mail de receção também suporte a TLS. Se não for o caso, os e-mails não são encriptados.
Por outro lado, tanto a versão desktop, como a versão Microsoft 365 do Outlook, oferecem a opção de encriptar e-mails, mas os utilizadores têm de se certificar de que selecionam essa opção antes de os enviar.
Outlook ou Gmail: conclusão
Em última análise, o Gmail e o Outlook funcionam melhor para diferentes usos. Se deseja uma experiência de e-mail simplificada, com uma interface limpa, o Gmail é a escolha certa.
Se prefere um serviço rico em recursos, que até pode exigir um pouco mais de aprendizagem, mas que ofereça mais opções, o Outlook é o caminho a percorrer.
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