Tem a caixa de entrada sempre tão cheia que nem sabe por onde começar? Saiba como organizar o seu e-mail para que não perca nenhuma informação importante, nem o seu valioso tempo.
Chegar de um fim de semana ou, pior ainda, de umas fantásticas férias e abrir o e-mail pode ser uma experiência que elimina o efeito calmante dos dias de descanso que teve até então.
Uma caixa de entrada cheia de novas mensagens não lidas, outras que já foram abertas mas das quais já não se lembra, algum spam pelo meio que escapou ao filtro, e por aí fora: estão reunidas todas as condições para lhe entupir a caixa do correio eletrónico.
Todos os dias são enviados milhares de milhões de e-mails relacionados com o trabalho a nível mundial, já para não falar de todos os outros assuntos, pelo que não é de admirar que a sua caixa de entrada fique rapidamente cheia.
Para que não sinta que nem sabe para que lado se virar, recupere o controlo da caixa de entrada e irá sentir a vida mais orientada. Evite o stress futuro e saiba como gerir o seu e-mail com estas 8 dicas.
1 Comece por limpar a caixa de entrada
O número de mensagens não lidas está a aumentar lenta mas implacavelmente na sua caixa de entrada? Se recebe perto de uma centena de e-mails ainda antes da hora de almoço, é provável que não tenha tempo nem disponibilidade para os ler a todos.
A boa notícia é que não precisa. Comece por filtrar os e-mails por data, com os mais recentes no topo. De seguida, escolha uma data limite e elimine todos os que chegaram antes disso. Faça-o sem preocupação de maior. Se tiver apagado algo importante, o remetente irá contactá-lo novamente.
2 Defina um horário para consultar o e-mail
Quando recebemos a notificação de um novo e-mail temos a tentação de ver o que nos enviaram imediatamente, interrompendo o que estávamos a fazer. Esse comportamento irá quebrar a sua produtividade e fazer com que desperdice tempo.
Pode parecer que desta forma mantemos a caixa de entrada mais organizada, mas acaba por resultar no oposto. Será mais eficiente se estipular um determinado horário durante o qual verifica o que se passa na sua caixa de entrada.
Esse horário depende daquilo que precisa. Pode ser apenas duas vezes ao dia ou até de hora a hora, conforme necessário.
No entanto, deve estipular uma hora de início e também de fim, a partir da qual tem de se desligar do e-mail, independentemente das mensagens que ficaram por ler. Caso contrário, não irá conseguir fazer mais nada. Defina um regime e cumpra-o.
3 Desative as notificações
Para os momentos em que mais precisa de concentração — no trabalho, por exemplo — e não convém ser interrompido, pode desativar todas as notificações. Seja no computador, ou no smartphone.
No entanto, se isso não lhe for conveniente, é possível desativar apenas as notificações relacionadas com o e-mail. Longe da vista, longe do coração. Desta forma até se vai esquecer dele.
4 Faça uma gestão do tempo para responder
No que se refere a responder a e-mails, dê prioridade aos que pode responder em poucos segundos. Dessa forma, ficam desde logo “arrumados” e pode de seguida concentrar-se nos que exigem uma resposta mais elaborada e, por consequência, vão demorar um pouco mais.
Se um e-mail exigir uma resposta simples, como um rápido “obrigado” ou uma anotação para dar a aprovação a algo, responda primeiro. Sinalize qualquer coisa que exija mais tempo e deixe para quando tiver mais tempo — não se esqueça do horário estipulado.
5 Delegar
Seja o chefe da sua caixa de entrada, não o contrário. Se recebeu um e-mail para alguma tarefa que não é da sua competência, não hesite em encaminhar para quem de direito. Pode acrescentar algumas anotações, se for o caso, mas se não é para si, deixe que siga caminho.
6 Pastas arquivadoras de e-mail
Sabia que pode configurar a sua caixa de entrada de forma a que os e-mails sejam imediatamente direcionados para uma pasta determinada por si? Por exemplo, todas as suas notificações sociais vão diretamente para uma pasta “Social” ou e-mails profissionais importantes vão para a pasta “Trabalho”.
O Gmail faz isso automaticamente e sinaliza e-mails importantes. Mas também o deixa criar marcadores e dar-lhes o nome que quiser.
No Outlook isso também pode ser configurado.
7 Não deixe para amanhã os e-mails de ontem
Comece por limpar os e-mails do dia anterior todas as manhãs, para manter os números da sua caixa de entrada principal baixos. Pode fazê-lo colocando algumas perguntas a si mesmo: este assunto já foi resolvido? Se sim, arquive. Este assunto ainda precisa de ser resolvido? Sinalize-o e adicione-o à sua lista de tarefas como prioridade.
Estabeleça como regra não começar a lidar com o próximo conjunto de e-mails até que tenha gerido os de ontem.
8 Saiba quando o e-mail não é a melhor opção
Pode parecer muito rápido e eficiente, mas às vezes o e-mail não é a melhor maneira de obter as informações desejadas.
Por exemplo, se tem apenas uma questão rápida, por que não telefonar? Se pretende falar com um colega de trabalho cuja secretária está ao fundo do corredor, pode ser melhor deslocar-se para falar com ele pessoalmente. São medidas de prevenção para não entupir a caixa de entrada.
E-mail organizado, vida organizada
Desde há anos que o correio eletrónico desempenha um papel importante. É com essa ferramenta que comunicamos e onde temos a nossa “to do list“. De tal forma que ter uma caixa de entrada organizada pode fazer a diferença na nossa produção laboral.
Esperamos que as dicas que aqui deixamos o ajudem a organizar melhor o seu e-mail e, por consequência, a ter menos stress.
// RPT
