Quer esteja à procura de trabalho, a estabelecer novos contactos ou simplesmente a tentar destacar-se no seu emprego atual, é essencial saber como escrever e enviar mensagens de e-mail. Neste artigo damos-lhe as melhores dicas para redigir o seu próprio e-mail profissional.
Parecer profissional, sério ou responsável no emprego pode ser mais difícil do que parece. Muitos profissionais acostumaram-se a utilizar o e-mail numa forma mais casual, mas quando é preciso redigir contactar um colega de trabalho ou até o chefe, o cérebro parece que congela e as teclas do computador deixam de funcionar.
A importância de saber redigir um e-mail profissional
Embora o calão, os emojis e a linguagem de texto sejam geralmente aceitáveis quando enviamos e-mails para amigos próximos, este tipo de comunicação não deve ser utilizada na correspondência de trabalho – a não ser que a sua empresa tenha um ambiente verdadeiramente descontraído!
Existem vários contextos em que fica bem enviar um e-mail mais profissional, por exemplo: pode precisar de enviar a sua carta de apresentação a um potencial empregador, uma carta de agradecimento a um colega que concordou passar-lhe uma carta de referência ou, quem sabe, uma carta de demissão ao seu chefe atual.
Sempre que envia mensagens de e-mail profissionais a partir do seu computador, tablet ou smartphone, é muito importante garantir que a mensagem é esclarecedora, direta e bem redigida. Não quer desperdiçar uma boa oportunidade cometendo erros – seja na forma como envia e-mails ou como os controla.
Saiba o que deve incluir nas suas mensagens profissionais, o que não incluir e como se despedir, assinar e enviar mensagens de e-mail.
Diretrizes a seguir em mensagens de e-mail
Reveja estas etapas para escrever um e-mail profissional de alta qualidade de forma a causar uma ótima impressão no destinatário. No seu e-mail, vá direto ao ponto que quer abordar e seja o mais claro possível sobre o que precisa ou tem a oferecer.
1 Assunto
A linha de assunto deve transmitir de forma concisa o objetivo do e-mail enviado. A sua linha de assunto pode ser tão simples como “Obrigado (por qualquer coisa)” ou “Solicitação de recomendação”.
2 Saudação
Mesmo que esteja a escrever um e-mail muito curto, inclua uma saudação. Se souber o nome da pessoa, inclua-o, mas caso não tenha tanto à vontade com a pessoa, troque-o pelo seu cargo. Assim, a saudação será algo como: “Caro/a” ou “Exmo/a Sr/a”, seguido do nome ou cargo do destinatário.
3 Corpo
As pessoas tendem a ler e-mails longos na diagonal, por isso inclua apenas informações essenciais. No corpo de texto deverá explicar o contexto e o objetivo do e-mail.
4 Despedida
Após o corpo de texto, deverá deixar uma ou duas linhas para a despedida final do e-mail. Terminar com um breve “Obrigado”, “Atenciosamente” ou “Com os melhores cumprimentos”, seguido do seu nome, são formas profissionais de finalizar um e-mail.
A maioria das contas de e-mail permite incorporar uma assinatura com o seu nome, cargo e informações de contacto em cada e-mail. É uma maneira excelente de tornar cada correspondência mais profissional e ainda lhe poupa algum trabalho na redação do mesmo.
5 Revisão
Antes de enviar seja o que for, certifique-se de que a mensagem está completa. Verifique novamente se o assunto do e-mail está preenchido, se incluiu uma assinatura, se está a enviar a mensagem para a pessoa de contacto certa, se envia os anexos que refere no e-mail ou até se preencheu o campo Cc para enviar uma cópia para si mesmo.
Faça uma revisão à sua mensagem de e-mail – antes de clicar em enviar, verifique também a ortografia e a gramática e a capitalização. Estas questões são tão importantes na correspondência por e-mail como numa carta de papel – só muda realmente o suporte.
Caso seja um e-mail verdadeiramente importante, envie um e-mail de teste. Antes de realmente enviá-lo, remeta a mensagem para si mesmo primeiro para verificar se a formatação funciona e se nada aparece fora do sítio. Se estiver tudo certo, o próximo passo é enviar o e-mail para a empresa em questão.
Arquive as suas cópias. Com muitos programas de e-mail, é possível configurar pastas para facilitar a localização de e-mails anteriores importantes. Configure pastas para todos os seus e-mails de pesquisa de emprego e outros e-mails profissionais, e arquive as suas cópias depois de enviar as suas mensagens.
O que não incluir em sua mensagem de e-mail
Utilizar fontes ornamentadas, divertidas ou coloridas só distrai o destinatário da sua mensagem real. Evite também o uso excessivo de negrito e itálico, que fazem o e-mail parecer confuso. Escrever em letras maiúsculas também deve ser evitado, visto que dá uma ideia de estar zangado ou superexcitado num e-mail.
Os emojis devem ficar de lado — é melhor guardá-los para a correspondência ou chats pessoais, onde a conversa é, por norma, mais descontraída e intima. Para além disso, caso não exista à vontade suficiente com a pessoa ou por mera questão de cortesia e educação, é aconselhado tratar o destinatário por “você” e nunca por “tu”.
Demasiada pontuação como “!!!” ou “??” deve ser evitada a todo o custo, visto que pode dar a ideia mais uma vez de ser um e-mail demasiado expressivo e emocional, que não é de todo a sua finalidade com este e-mail.
Exemplo de mensagem de e-mail profissional
“Assunto: Carta de demissão – João Silva
Cara Dra. Fernanda Melo,
Estou a escrever-lhe este e-mail para apresentar a minha carta de demissão ao cargo de coordenador de unidade no Hospital Boa Esperança, a partir de 10 de junho.
Estou realmente grato por todo o seu apoio e assistência nos últimos cinco anos. Trabalhar aqui permitiu-me uma educação de primeira classe em trabalho em equipa, administração de saúde e realização de tarefas. Sentirei falta de trabalhar com vocês e espero que possamos manter contacto no futuro.
Informe-me se puder ser útil durante a transição.
Atenciosamente,
João Silva
joaosilva64@gmail.com
555-123-4567”
// RPT
