A quarentena parece ter vindo para ficar, mas muitas empresas optaram por trabalhar em regime home office. Com tantas distrações e limitações em casa, quais serão as melhores dicas para ter uma boa reunião, com os colegas de trabalho, semelhante à do escritório? Nós contamos-lhe tudo.
Trabalhar a partir de casa, para quem não está habituado, pode ser chato e aborrecido. Existem pessoas que simplesmente gostam da agitação típica dum escritório e o silêncio (ou o ruído, se tiver crianças!) de casa podem prejudicar o seu ritmo de trabalho. Saiba como ter reuniões produtivas que o fazem sentir-se como se estivesse na empresa.
Dicas para melhores reuniões de trabalho em casa
Se é novo no mundo das videoconferências, provavelmente está a pensar: qual será a melhor forma de manter o mesmo nível de produtividade e qualidade de trabalho que normalmente temos no contacto face a face, com as pessoas com quem trabalhamos?
1 Ter bons dispositivos é meio caminho andado
Se tem tópicos a debater com os seus colegas de trabalho, é tempo de agendar uma reunião. Escolha uma hora e um dia que funcione para todos e prepare a sua secretária para o que aí vem. Os equipamentos que vai utilizar para fazer a videochamada são fundamentais, pelo que deve assegurar que tudo corre dentro dos conformes!
Use o seu melhor computador, com uma boa qualidade de imagem, câmara e microfone. Caso não tenha computador com câmara, pode optar por uma webcam, embora a maior parte dos portáteis e desktops já virem com câmara embutida. A imagem é essencial para dar aquele realismo à chamada.
Em contrapartida, um computador lento e com processador fraco provavelmente irá resultar num desastre de chamada, com a imagem a encravar constantemente e a parte inferior do seu laptop a aquecer constantemente.
Para além disso, um bom microfone e auscultadores poderosos irão proporcionar uma melhor qualidade de áudio, assegurando assim que tudo aquilo que tem a dizer vai ser transmitido, ao mesmo tempo que nada do que for debatido entre os colegas de trabalho lhe vai passar ao lado.
Existem headseats com microfones instalados no mesmo aparelho, o que lhe faz poupar algum dinheiro caso quisesse comprar os dois produtos separadamente.
2 Escolha um sítio para a reunião com boa ligação à Internet
Ter os equipamentos certos é meio caminho andado para conseguir ter uma boa reunião de trabalho, mas se não tiver uma boa conexão à sua rede Wi-Fi, todo o investimento vai para o lixo. Uma fraca ligação à Internet irá resultar numa perda de informação importante para o seu trabalho e não queremos isso.
Desta forma, garanta que escolhe um sítio da casa onde o sinal é melhor, de preferência perto do seu router. Isto porque, em muitas casas, os routers estão descentrados e não transmitem sinal para os locais mais afastados da casa, como os quartos.
Caso queira alargar o sinal do seu router, para por exemplo trabalhar numa divisão que não aquela em que está o aparelho, pode fazê-lo, ou então pode optar por investir num com mais potência e banda larga.
3 Menos barulho, menos pessoas e mais luz
Ruído, crianças a correr e escuridão… receita para o desastre? Se não quer ficar embaraçado a meio de uma reunião com miúdos a correr pela casa, a melhor opção será refugiar-se num espaço com pouca gente e pouco barulho.
Assim que o dia começar, informe os mais pequenos (e o resto da família) que naquele dia terá uma reunião importante e que não pode ser perturbado. Isto inclui ser interrompido e incomodado durante umas horas, por isso prepare antecipadamente umas atividades para os mais novos se entreterem na hora da sua reunião, tais como ver filmes ou cozinhar.
Agora que se refugiou no quarto ou no escritório, é hora de preparar a luz ambiente: uma boa iluminação é importante para que seja visto sem problemas.
4 Escolha a plataforma que seja mais fácil para todos usarem
Muitas aplicações apareceram recentemente para reuniões e encontros virtuais, não fosse a distância atual o maior entrave à socialização. Mas as redes sociais não servem só para partilhar fotografias e deixar opiniões nas caixas de comentários: também servem para nos aproximarmos e dar-nos uma sensação de familiaridade.
Aplicações como o Skype, Zoom, Google Hangouts, Microsoft Teams, BlackBoard Ultra Collaborate e até o Facebook (para reuniões mais informais) são ótimas plataformas para a equipa de trabalho pôr em dia os tópicos para discussão, as tarefas pendentes e as timelines dessa semana.
Muitas destas aplicações permitem-lhe partilhar o ecrã em tempo-real, poupando-lhe o trabalho de enviar imagens ou printscreens do que está a fazer, de forma a que todos sigam aquilo que está a dizer e compreendam, visualmente, sobre o que está a falar.
Para que a reunião não se torne uma enorme confusão, com pessoas a falar a torto e a direito, algumas aplicações permitem-lhe “levantar a mão”, ou seja, pedir permissão para falar, evitando que os vários intervenientes não se atropelem a falar e todos possam participar.
5 Faça um teste com os seus familiares ou amigos
Antes de começar a sua reunião, aconselhamos que teste se todos os seus equipamentos, ligação à internet e ambiente estão a funcionar adequadamente, de forma a evitar constrangimentos e tempos de espera desnecessários.
Na correria do dia-a-dia, queremos tratar dos assuntos com a maior brevidade possível e se existir alguém que não se consegue conectar ou, por alguma razão, o microfone estiver desligado, isto atrasa o processo da reunião e diminui a produtividade. Por isso, aconselhamos que experimente fazer uma chamada com os seus amigos primeiro.
6 Defina regras de participação
Após criar os convites de participação ou os grupos privados em cada rede social, é tempo de preparar uma pequena introdução com pequenas sugestões para o normal funcionamento da reunião.
Cada aplicação tem as suas especificidades, mas algo que todas têm em comum são as permissões ao microfone e à câmara. De forma a que tudo decorra de forma bem sucedida e organizada, é recomendado que os participantes façam mute dos microfones sempre que acabam de falar, para evitar que os ruídos atrapalhem a reunião.
Pode também sugerir uma ordem para cada pessoa intervir, de forma a que todos tenham o direito a dizer de sua justiça.
Algumas aplicações (tais como o Zoom) permitem a divisão de diversos grupos de trabalho em “Salas”, o que significa que membros diferentes são alocados em videochamadas ou salas diferentes para que possam conversar sem atrapalhar os membros da outra equipa, e um moderador poderá saltar de sala em sala para intervir sempre que necessário.
7 Grave a reunião para mais tarde
Uma importante feature que estas aplicações possuem é a capacidade de gravar a reunião para mais tarde ser revista, caso se proporcione. Isto é uma ajuda valiosa que não teríamos no mundo real, pois permite-nos voltar à reunião e anotar apontamentos ou ideias que nos passaram da primeira vez.
Videochamadas não têm que ser um quebra-cabeças. Como vê, desde que tenha atenção a estes pormenores que lhe mostramos antes e durante a chamada, é possível recriar uma verdadeira reunião com os seus colegas de trabalho na conformidade do seu lar.
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