Saiba como criar uma assinatura de e-mail adequada a todas as ocasiões e que transmite a informação relevante sobre si aos recetores da mensagem eletrónica.
Ter uma assinatura automática nos e-mails não só é útil, como fica bem. Por um lado, todos os e-mails devem ter uma assinatura no fim, mais ou menos formal e adequada a todas as ocasiões. Por outro, é a última impressão que deixamos a quem lê a carta eletrónica que enviamos.
Gosta de ter o seu correio eletrónico organizado, mas não faz a mais pequena ideia do que colocar na sua assinatura, ou pretende personalizá-la porque o simples “cumprimentos” não lhe agrada e quer deixar o seu cunho pessoal? Nós damos uma ajuda.
Dicas para criar a sua própria assinatura
A sua marca pessoal
Qualquer serviço de e-mail — Gmail, Outlook, Hotmail — permite incluir uma assinatura. Desta forma, está a distinguir-se e a dar-lhes um aspeto mais profissional, bem como de quem percebe o que está a fazer.
É comum ver-se estas assinaturas relacionadas com o local de trabalho: muitos empregos até têm assinatura padrão para todos os colaboradores. No entanto, esta também pode ser uma mais valia se associada à sua conta de e-mail pessoal.
Regra geral, qualquer um dos softwares de e-mail permite criar uma assinatura nas definições, a qual irá aparecer automaticamente sempre que criar um e-mail novo ou reencaminhar um recebido. Há ainda outras plataformas onde pode criar o seu design, tais como o Canva, Email Signature Rescue, Mail Signatures ou MySignature.
De qualquer das formas, lembre-se de que deve incluir a informação relevante sobre si e que é facilmente associada ao seu trabalho ou ao seu perfil pessoal. Se há dados que não acha útil partilhar — como o número de contacto telefónico — então não o faça.
Dados importantes
Com informação, menos é mais. Se incluir demasiados dados pessoais, os mais relevantes podem perder-se no meio de outros que não o são. No entanto, alguns aspetos são importantes para transmitir seriedade e confiança.
Dito isto, destacamos que o primeiro e último nome — ou o nome pelo qual é reconhecido profissionalmente — deve sempre constar, mesmo que esteja a enviar e-mails para pessoas de contacto regular e que sabem o seu nome. Depois, deve acrescentar duas formas de contacto, nomeadamente o e-mail — mesmo que seja o mesmo de onde está a enviar — e contacto telefónico — o número profissional ou o pessoal, como achar melhor.
Se estiver a usar uma conta profissional, a assinatura deve incluir o cargo que ocupa dentro da empresa ou a sua profissão, caso trabalhe por conta própria. Também pode incluir links para o seu perfil no LinkedIn ou site profissional.
Antes de todos os seus dados deve ter a despedida, tal como “com os melhores cumprimentos”, “atentamente” ou outra expressão de sua preferência. Estas referidas, apesar de não muito originais, são sempre adequadas.
Design e organização dos elementos
Ter elementos visuais na sua assinatura de e-mail pode parecer apelativo e interessante. Isso é verdade se não for em exagero. Informação em formato de texto deve ser privilegiada sempre que possível.
Os elementos visuais são uma boa adição, em doses pequenas. Por exemplo, pequenos logótipos de redes sociais ou o logótipo da empresa onde trabalha — se for o caso —, fica bem. Mais do que isso e serão apenas distrações dos dados mais relevantes.
De acordo com o alinhamento do próprio e-mail, uma assinatura deste género alinha-se, também, à esquerda. Todos os objetos devem harmonizar-se para coexistir de forma visualmente agradável.
Não há necessidade de usar muitas cores. Tal como com a informação, menos é mais. Uma ou duas cores podem trazer um toque de vida à sua assinatura, mais do que isso e irá distrair o recetor da mensagem e falhar no objetivo da mesma, que é chamar atenção para elementos importante e indispensáveis à sua vida profissional/pessoal.
Assim, para que não se perca o foco do que realmente interessa, use uma ou duas cores que, de preferência, combinem entre elas. Estará a garantir uniformidade de informação a nível visual.
Design responsivo
Se ainda há pouco tempo nos preocupávamos como o conteúdo seria visualizado nos ecrãs dos computadores, hoje a preocupação é orientada para os ecrãs dos smartphones, através de onde a maior parte das pessoas acede à Internet e também por onde consulta e envia os seus e-mails, já para não falar dos tablets.
Assim sendo, todos os conteúdos devem estar preparados para isso e demonstrar uma certa flexibilidade para aparecer bem em diversos gadgets e inúmeros tamanhos de ecrãs. Isso mesmo significa criar um design responsivo. Não deve criar algo muito grande ou muito longo que não se adeque a diferentes dispositivos.
A maior parte das plataformas também têm esse cuidado e asseguram que os conteúdos criados a partir das mesmas seja responsivo. Os softwares de e-mail apresentam soluções que facilmente se adaptam a diferentes tamanhos e contextos, de forma a que a sua assinatura nunca fique desfocada ou desalinhada.
As assinaturas são muito úteis pela informação relevante que transmitem, bem como pela boa impressão que deixam no recetor dos seus e-mails. Agora já sabe como ter uma personalizada e distinta.
// RPT
