Ultrapasse as dificuldades inerentes à escrita de um e-mail formal. Estas dicas vão ajudá-lo a escrever a mensagem que precisa de enviar cumprindo todos os requisitos, seja uma questão profissional ou privada.
O e-mail é uma das formas de comunicação mais amplamente utilizadas, tanto dentro quanto fora do local de trabalho — e, neste último caso, é uma ferramenta transversal a todos os setores.
Poderá precisar de escrever um e-mail formal por vários motivos, seja para trocar informações, transmitir uma atualização importante, recapitular uma reunião ou enviar uma carta de apresentação. Considere as seguintes dicas e estará a escrever e-mails profissionais e eficazes em pouco tempo.
Como escrever um e-mail formal — 8 dicas
1 Defina o propósito do e-mail
Antes mesmo de começar a escrever a mensagem, questione-se qual é o propósito da mesma. O que deseja que o destinatário faça depois de a ler? Depois de determinar a finalidade do e-mail, poderá garantir que tudo o que incluir na mensagem será em apoio dessa ação.
Por exemplo, se precisa que o destinatário analise um relatório em anexo informe-o do que é esse relatório, por que motivo precisa que seja analisado pela pessoa em questão, o tipo de feedback que espera e o deadline dessa tarefa.
2 Usar o nome do destinatário
Se sabe para quem é destinado o e-mail, é importante usar o nome da pessoa em questão e bem escrito. Uma vez que o destinatário é geralmente a informação com que se abre o e-mail, usar o nome da pessoa em questão mostra atenção aos detalhes, educação e cuidado, provavelmente criando boa disposição, o que pode ser especialmente útil quando este é dirigido a um superior no local de trabalho ou, por exemplo, a um potencial empregador.
3 Ser claro e objetivo
Um dos maiores desafios de quem escreve e-mails num contexto formal é encontrar o balanço entre a cortesia e a objetividade. Ser claro e ir direto ao assunto não é sinónimo de má educação e quem recebe o e-mail provavelmente irá agradecer evitar as perdas de tempo com cordialidades que seriam mais bem aplicadas noutro contexto.
Mais do que isso, é importante que o e-mail seja esclarecedor. Se o assunto for demasiado complicado pode ser boa ideia substituir o e-mail por uma chamada telefónica. Se não é o caso, confirme que o assunto fica devidamente explicado.
4 Não usar abreviações, caps lock ou gíria
Na era da Internet o envio de informação rápida tornou normal abreviações em contexto de mensagem, de forma a acelerar ainda mais o processo. No entanto, no que se refere a e-mails formais tudo o que for abreviaturas deve ser deixado de fora, mesmo que sejam simples mensagens para colegas de trabalho ou para superiores com quem há uma relação de alguma proximidade.
Tudo o que vai parar à Internet fica lá para sempre, principalmente textos escritos. Nunca se sabe quando precisará de usar esse mesmo e-mail ou mostrá-lo a alguém a quem precisa de causar uma boa impressão.
O mesmo com caps lock. Irá apenas parecer que está a gritar. Se houver alguma parte da mensagem que precisa mesmo de destacar para assegurar que não passa despercebida use o negrito (ou bold), mas com bom-senso: um e-mail profissional cheio de palavras a negrito rapidamente soa a paternalismo.
5 Verificar a ortografia
Errar é humano e pequenas gralhas uma ou outra vez são perfeitamente desculpáveis, mas erros ortográficos causam muito má impressão, principalmente nos dias de hoje, em que o próprio serviço de e-mail muitas vezes oferece correção ortográfica — e, na dúvida, pode sempre pesquisar a forma mais correta de escrever determinada palavra.
Assim, faça uma pausa e volte a ler cuidadosamente a mensagem que está prestes a enviar antes de o fazer.
6 Atenção à formatação
Não será tão prejudicial como erros ortográficos, mas enviar um e-mail profissional com várias formatações causa má impressão e torna mais difícil a leitura. Verifique que toda a mensagem usa o mesmo tipo, tamanho e cor de letra.
7 Assegurar que a mensagem está completa
O assunto está devidamente preenchido? Já colocou a sua assinatura no fim? Colocou o endereço de todos os destinatários? E os endereços que deveriam estar em CC e/ou em BCC? Não se esqueceu de anexar nenhum ficheiro?
Parece simples, mas a verdade é que um e-mail formal é repleto de pequenos pormenores que não convém esquecer por facilitismos.
8 Fazer follow up
A maioria das pessoas recebe vários e-mails por dia, principalmente em contexto profissional. Assim, é natural que ocasionalmente se esqueçam de responder ou de dar a devida atenção à sua mensagem. Se o destinatário não responder em dois dias úteis — ou num período de tempo que considere aceitável — considere entrar em contacto, seja via chamada telefónica ou com um novo e-mail a fazer follow up de forma amigável.
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